¿Cansado de la Gestión Manual y las Filas Interminables en el Control de Asistencia?
La creación de códigos QR dentro del sistema QRSpace simplifica radicalmente la gestión de asistencia, ofreciendo una solución intuitiva y eficiente para directores de colegios o empresas. Transforma la manera en que registras la entrada y salida de estudiantes y empleados en tu organización.
Descubre cómo QRSpace elimina la complejidad del control de asistencia y te brinda el poder de la eficiencia con solo un escaneo.
Definición de Grupos: La Base de tus Códigos QR
Antes de sumergirnos en la generación de códigos, es fundamental entender la importancia de la organización. En QRSpace, los códigos QR se comportan de manera inteligente según el grupo al que pertenecen los usuarios.
¿Por qué es clave esta definición?
- Flexibilidad: Adapta el tipo de registro a tus necesidades específicas.
- Eficiencia: Optimiza el uso de los códigos para cada contexto.
Tipos de Grupos en QRSpace:
- Asistencia diaria: Ideal para el registro recurrente de estudiantes y profesores o empleados de la empresa.
- Evento check-in único: Códigos QR que funcionan una sola vez, perfectos eventos, conciertos o actividades únicas.
- Gestión de Empleados/Educación: Diseñados para registrar específicamente horas de entrada y salida del empleados, personal docente y administrativo.
Creación de Usuarios: Vinculando Personas a los QRs
Los códigos QR en QRSpace no son abstractos; están vinculados directamente a cada usuario, ya sea un estudiante, un profesor o cualquier miembro del personal. QRSpace te ofrece dos métodos eficientes para integrar a tus usuarios al sistema.
Métodos de Creación de Usuarios:
- De forma individual: Registra a cada persona en el sistema, ideal para pequeñas adiciones o correcciones.
- De forma masiva: Importa un archivo de Excel con todos los datos de tus usuarios y el grupo al que pertenecen, una solución perfecta para colegios con gran alumnado.
Tabla: Comparativa de Métodos de Creación de Usuarios
| Característica | Creación Individual | Creación Masiva (Excel) |
|---|---|---|
| Volumen | Bajo (usuarios puntuales) | Alto (inicio de curso, personal nuevo) |
| Tiempo Requerido | Rápido por usuario | Muy eficiente para grandes volúmenes |
| Precisión | Alta, control manual | Requiere revisión del archivo Excel previo a la carga |
| Uso Ideal | Adiciones o modificaciones rápidas | Primer registro masivo, actualización de grupos |
Generación y Descarga de los Códigos QR: La Eficiencia en tus Manos
Una vez que tus grupos y usuarios están definidos, el último paso es generar y distribuir los códigos QR. QRSpace te da la flexibilidad de hacerlo de forma individual o masiva, adaptándose a tu flujo de trabajo.
Opciones de Generación y Descarga:
- Individualmente: Accede al perfil de un usuario específico y descarga su código QR directamente. Es rápido y útil para reenvíos o nuevos ingresos.
- Exportación masiva:
- Selecciona a los usuarios deseados en el listado desde tu panel de administración.
- Haz clic en la opción “exportar códigos QR” y luego en “aplicar”.
- El sistema generará un archivo .zip que, al extraerse, contendrá las imágenes de los códigos QR. Cada imagen estará identificada con el nombre del usuario correspondiente, facilitando su distribución.
Dato clave: Para el acceso al sistema, el ID del usuario funcionará también como su contraseña inicial. Desde su perfil, el usuario también puede descargar su código QR, empoderando su autonomía.
Importación Masiva: Agilidad en la Gestión de Datos
QRSpace está diseñado para ahorrarte tiempo, especialmente con grandes volúmenes de datos. La importación masiva mediante archivos Excel es una característica potente para mantener tu sistema actualizado.
Requerimientos del Archivo Excel para Importación Masiva:
- Para la creación de Grupos:
- Columna obligatoria: “nombre” (detallando el listado de grupos a crear).
- Para la creación de Usuarios (Empleados o Estudiantes):
- Archivo con los datos de las personas.
- Es fundamental que el nombre del grupo al que pertenecen ya esté incluido en dicho Excel.
- Para la creación de Supervisores:
- Archivo con sus datos específicos para darlos de alta masivamente.
Dato clave sobre el ID: Para el caso de usuarios y supervisores, el ID que se incluya en el archivo Excel es de suma importancia, ya que este campo funcionará automáticamente como la contraseña inicial con la cual ellos podrán ingresar al sistema. Esto no solo agiliza el proceso, sino que también garantiza una transición fluida al uso de QRSpace.
Con QRSpace, la geolocalización integrada garantiza que cada registro de asistencia sea preciso, eliminando fraudes y optimizando la seguridad de tu institución.
Preguntas Frecuentes sobre la Creación de Códigos QR para Asistencia
¿Puedo personalizar el diseño de los códigos QR?
QRSpace genera códigos QR funcionales y estandarizados para asegurar la máxima compatibilidad y rapidez de escaneo. El enfoque es en la eficiencia y la integración del sistema.
¿Qué hago si un código QR se pierde o daña?
Simplemente accede al perfil del usuario en QRSpace, descarga su código QR de nuevo y vuelve a imprimirlo. El proceso es rápido y sencillo, garantizando continuidad en la asistencia.
¿Es seguro que el ID sea la contraseña inicial?
Sí, es un estándar para facilitar el primer acceso. Los usuarios pueden y deben cambiar su contraseña una vez que ingresen al sistema por primera vez para reforzar la seguridad de sus cuentas.
Transforma la Asistencia en tu Colegio con QRSpace
La gestión de asistencia no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Con QRSpace, la creación y gestión de códigos QR se convierte en un proceso ágil y eficiente, liberando tiempo valioso para lo que realmente importa: la educación.
Di adiós a los registros manuales y hola a la precisión y el ahorro de costes con nuestra tecnología de geolocalización.